Artigo: Cuidado, seu CPF ou CNPJ pode estar sendo mal utilizado

Os tempos difíceis em que vivemos fazem com que muitos empresários tomem medidas desesperadas para condução de seus negócios. Estas ações não são boas, em sua maioria, pois não são bem planejadas ... e elas se tornam muito piores, quando envolvem pessoas, físicas ou jurídicas, que desconhecem estes negócios.

Neste artigo tratarei da emissão de notas fiscais ou cupons, contra CNPJs ou CPFs, em operações que são totalmente fake (inexistentes). Isto ocorre, normalmente, em dois casos:

• A empresa realiza negócios em que há alguma dificuldade para emissão da NF ou cupom, no momento da realização dos negócios. Com isto, faz-se a emissão do documento posteriormente, contra CPF ou CNPJ aleatórios.

• A empresa enfrenta dificuldades de caixa e escolhe um CNPJ para realizar uma operação de desconto de títulos (antecipação do recebimento). Normalmente se utilizam empresa que possuem bom Score bancário. Aqui há a emissão nota fiscal e boleto, que são negociados com bancos ou factoring (financeiras).

É necessário reforçar que os dois casos são práticas ilícitas, por uma extensa lista de razões e que, além disto, há grande chance de que as práticas afetem os negócios dos (tristes) envolvidos. Você pode estar se perguntando:

Quais seriam os impactos na minha vida, destas práticas?

Os reflexos podem ser:

1. Você está sendo envolvido em negócios, sem ter autorizado.

2. Se for pessoa física, a Receita Federal pode questionar seus rendimentos, visto que há um volume de negócios incompatível com sua renda. Em épocas de imposto de renda esta é uma preocupação bastante justa.

3. Se for empresa, há riscos tributários de muitas ordens, incluindo a exclusão do regime do Simples Nacional e multas de alguns tipos. Em SC a falta do registro de uma nota fiscal pode implicar em multa de 20% sobre o total do documento.

4. Você pode ser protestado. Sim, isso mesmo! Se aquele boleto que foi negociado, com o banco ou financeira, não for pago: você será o responsável! Este tipo de restrição pode limitar outras operações de crédito que a empresa deseja realizar.

Seguramente, alguns dos leitores poderão pensar que há proteção jurídica, quanto aos pontos citados acima. Com certeza ela existe e costuma ser eficientes. A questão está no tempo!

Os remédios jurídicos quase sempre funcionam bem, porém, não costumam ter efeito imediato (de um dia para o outro). Neste caso – com tempo valendo dinheiro – seria muito recomendado que algumas medidas de precaução sejam tomadas. Aqui vão nossas dicas:

• Faça adesão ao DDA. Assim, todos os boletos que forem emitidos contra seu CNPJ ou CPF serão listados em seu banco, onde há um acesso específico para isto. Se houver boletos que você não conhece, entre em contato com a empresa que o emitiu.

• Faça o manifesto eletrônico de documentos. Com isto, as empresas podem comunicar ao fisco se conhecem (ou não) as notas que são emitidas contra seu CNPJ. Isto funciona para quem possui Inscrição Estadual. Notas estranhas, são justificativas para falar com o fornecedor ou para indicar que a operação é desconhecida.

• Para quem está em SC e possui Inscrição Estadual, também é possível realizar o cadastro na Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ-SC) para acompanhar as notas eletrônicas emitidas contra seu CNPJ. Notas estranhas são motivo para fazer contato com o fornecedor e questionar a operação.

• Para as pessoas físicas, uma opção seria acompanhar, ao menos uma vez por trimestre, a sua situação no PROCON e SERASA. Se você realiza operações de crédito, com frequência esta consulta já é feita pelo agente financeiro. Caso você não faça, este tipo de consulta pode acusar eventuais operações desconhecidas.

Quanto aos dois últimos itens, devo mencionar que há softwares especializados em monitorar as notas geradas contra as empresas.

Para as pessoas físicas, por outro lado, não são conhecidos muitos sistemas focados no controle de notas ou cupons fiscais. O Estado de SP, por exemplo, permite que seja feito um cadastro para acompanhar as notas eletrônicas, porém, são poucos os Estados com esta opção. Isto torna difícil este acompanhamento.

Cabe reforçar, ainda, que as pessoas jurídicas devem buscar um bom sistema de controles financeiros e fiscais, que a protejam das práticas citadas neste texto. Neste caso, vale avaliar esta condição em sua empresa. A precaução aqui, tem a mesma função da canja de nossas mães.

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Autor: Anderson de Souza, consultor empresarial, graduado em Ciências Contábeis, com especializações em Consultoria, controladoria, Auditoria e Finanças. Nos dias 22, 23 e 24 de outubro, ele ministrará o curso "Controle Financeiro - como sua empresa está?". Para mais informações, clique aqui.

Certificado Digital: o guia completo

Certificado Digital é sinônimo de futuro. Sua empresa já está pensando lá na frente? O cinema e a literatura previram para os anos 2000 carros voadores e teletransporte. A tecnologia não está tão desenvolvida, mas avançamos bastante. O táxi virou um aplicativo no celular. O DDD foi trocado pelas ligações por Skype e Whatsapp. O mundo dos negócios também mudou.

Exemplo disso é o Certificado Digital, documento eletrônico que contém dados sobre o profissional ou empresa que o utiliza para comprovação de autenticidade.

Para você não ter dúvidas na hora da emissão, preparamos um guia completo do Certificado Digital. Boa leitura!

O que é o Certificado Digital?

O Certificado Digital é um arquivo eletrônico que representa a assinatura digital para pessoa física ou para as empresas, usada para o envio de documentos, que exijam a comprovação da identidade do emissor.

Ele é essencial para enviar aos órgãos responsáveis as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas como, por exemplo, para o e-Social.

Desde 2001, com a Medida Provisória nº 2.200-02, de 24/8/2001, ele já faz parte do dia a dia de pessoas e empresas. Mas muitos ainda não conhecem todas as utilidades e benefícios dessa tecnologia. Com ele, é possível comprovar a autenticidade das informações, garantindo mais segurança ao seu negócio.

Para que serve o Certificado Digital?

No certificado constam informações como o nome, a chave pública (numeração exclusiva criada na emissão do certificado), a chave privada e ainda outras informações importantes para a Receita Federal e outros órgãos governamentais.

Com o Certificado Digital você pode cadastrar, cancelar e consultar procuração no e-CAC; acessar o Conectividade Social ICP; cadastrar no INPI; acessar serviços da Receita Federal; assinar Escrituração Fiscal; entre outras coisas.

Quem pode fazer o Certificado?

Pessoas físicas ou jurídicas que desejam realizar determinadas atividades online de maneira segura e autenticada. Para algumas pessoas o Certificado Digital é uma exigência. Empresas que emitem nota fiscal eletrônica, assim como todas inscritas no regime tributário de lucro real ou lucro presumido, são obrigadas a fazer uso do Certificado Digital.

Descubra aqui por que sua empresa precisa de um Certificado Digital.

Modelos disponíveis de Certificado Digital

Os certificados estão disponíveis nos modelos e-CPF e e-CNPJ. O e-CPF é a versão eletrônica do CPF físico. Com ele, pessoas físicas estão certificadas para fazer operações pela internet com segurança e validade jurídica. Seus principais usos são o acesso ao portal de serviços eCAC, assinatura digital de contratos e acesso a leilões eletrônicos.

O e-CNPJ é a certificação emitida para representantes legais de empresas. Seu principal uso é ligado ao envio de informações para órgãos governamentais, tais como o demonstrativo de pagamentos e despesas para o Imposto de Renda (DIRF). O e-CNPJ é usado para a emissão e o pagamento de tributos, para assinar escriturações contábeis e fiscais (SPED).

Após a escolha do modelo, é preciso optar pelo certificado A1 ou A3. O certificado digital A1 é o arquivo digital gerado e armazenado em um computador, podendo ser copiado para quantos computadores forem necessários, com validade de 1 ano. Já o certificado digital A3 é disponibilizado em um token ou cartão e pode ser usado em qualquer computador, com validade de 1 á 3 anos.

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Dicionário do Certificado Digital

Token, smartcard, chancela digital. O “dialeto” da certificação digital pode ser complicado. Para te ajudar a entender todas as siglas envolvidas, preparamos um Dicionário do Certificado Digital. Confira!

A1

É o arquivo digital gerado e armazenado em um computador, podendo ser copiado para quantos computadores forem necessários, com validade de 1 ano.

A3

O certificado digital A3 é disponibilizado em um token ou cartão, podendo ser usado em qualquer computador, com validade de 1 a 3 anos.

Alteração consolidada

No caso de alteração do contrato social, em que haja a consolidação dos termos, esse documento substitui tanto o contrato social original, quanto todas as alterações contratuais até aquela modificação que foi consolidada.

Cartão Smartcard

O Cartão SmartCard é um hardware capaz de gerar e armazenar as chaves criptográficas que irão compor os certificados digitais. Uma vez geradas as chaves, estas estarão totalmente protegidas, pois não será possível exportá-las ou retirá-las do cartão (seu hardware criptográfico), além de protegê-las de riscos como roubo ou violação.

Certificado Digital

A Certificação Digital é uma ferramenta que permite que aplicações como comércio eletrônico, assinatura de contratos, operações bancárias, iniciativas eletrônicas de governo, entre outras, sejam realizadas. Os Certificados contêm os dados de seu titular, como nome, número do registro civil, assinatura da Autoridade Certificadora que o emitiu, entre outros, conforme especificado na Política de Segurança de cada Autoridade Certificadora.

Chancela Digital

Documentos registrado na junta com a chancela eletrônica certifica a autenticidade do documento e permite que o usuário verifique a validade no site do Órgão de Registro através do número da chancela e número do protocolo, substituindo os documentos físicos.

Contrato social

O contrato social é o documento que contém todos os dados de uma empresa e oficializa sua abertura. Sua emissão garante à empresa direitos como o de abrir conta corrente jurídica ou emitir nota fiscal. O registro do contrato social é feito na Junta Comercial do Estado ou em Cartório de Registro de Pessoa Jurídica, de acordo com o tipo de sociedade. O documento deve conter todos os dados da empresa, como sua razão social, local da sede e todas as informações dos sócios.

e-CPF

O e-CPF é a Identidade Digital da Pessoa Física no meio eletrônico. Também conhecido como CPF Digital, pode ser utilizado para assinar documentos com validade jurídica, se comunicar com a Receita Federal do Brasil (RFB) e dar andamento aos serviços oferecidos pelos governos estadual e federal, acessar o eSocial e o Conectividade Social, enviar a Declaração do Imposto de Renda com muito mais facilidade, entre outras aplicações.

e-CNPJ

O e-CNPJ é um Certificado Digital ICP-Brasil emitido para empresas, oferecendo validade jurídica aos atos eletrônicos realizados na Receita Federal, como o envio de declarações e acessos ao e-CAC. O e-CNPJ deve ser emitido para o representante legal da empresa. É indicado para identificar uma empresa através de seu representante legal perante a Receita Federal e busca uma solução completa para uso do Certificado.

EIRELI

Empresa Individual de Responsabilidade Limitada é o formato empresarial que permite à empresa não possuir sócio nenhum.

Leitora Smartcard

É o equipamento responsável por fazer a leitura dos certificados digitais que ficam armazenados dentro dos Cartões Smart Card. A utilização do termo Gravador, é devido a gravação do certificado no cartão Smart Card, pois o cartão é vendido em branco, sendo necessário então a solicitação de um certificado, e posteriormente a gravação do mesmo no cartão.

LTDA

Uma Empresa de Responsabilidade Limitada trata de um modelo de negócio no qual cada sócio tem uma participação determinada de acordo com sua contribuição.

Microempreendedor Individual (MEI)

Aquele que trabalha por conta própria, tem registro de pequeno empresário e exerce umas das mais de 400 modalidades de serviços, comércio ou indústria. o valor máximo de faturamento anual das atividades desempenhadas por um MEI é de R$81 mil.

Microempresa (ME)

Empreendimentos que visam o lucro e que apresentam um faturamento anual de até R$360 mil.

Pessoa física

O Código Civil determina que todo ser humano é uma pessoa física, desde o nascimento até a morte, possuindo direitos e deveres. Os principais registros de uma pessoa física são o Cadastro de Pessoa Física (CPF) e a certidão de nascimento. Porém, uma pessoa não precisa necessariamente ter um CPF para ser considerada uma pessoa física.

Pessoa jurídica

Pessoa jurídica é o termo que descreve uma entidade formada por indivíduos, que possui um propósito e deve ser reconhecida pelo Estado. Empresas, governos, organizações, igrejas e outros grupos são exemplos de pessoa jurídica.

RFB

A Receita Federal, ou Secretaria da Receita Federal, é um órgão que tem como responsabilidade a administração dos tributos federais e o controle aduaneiro.

S.A.

A S.A refere-se às empresas formadas por mais de sete sócios (acionistas) e que possuem o capital social dividido em ações.

Token

Token é uma mídia de armazenamento, semelhante a um pen drive, porém, enquanto o pen drive armazena vários tipos de arquivos como fotos, músicas e vídeos, o Token, de maneira segura e inviolável, armazena somente o Certificado Digital, protegendo as informações salvas, tornando mais confiável o uso do Certificado Digital online.

E então? Ficou com alguma dúvida? Entre em contato ou leia mais alguns dos nossos artigos!

Mindfulness: conheça a prática

O mercado atual exige que os profissionais sejam multitarefas e saibam lidar com diferentes entregas e responsabilidades. Tudo o que envolve a rotina profissional demanda muita concentração.

Se você tem dificuldade em lidar com situações de estresse e precisa recuperar o foco para realizar atividades com concentração total, que tal aplicar técnicas de mindfulness?

Abaixo, listamos as perguntas mais frequentes sobre o tema e algumas dicas para você colocar em prática.

O que é mindfulness?

Segundo Jon Kabat-Zinn, PhD em biologia molecular pelo MIT (Massachusetts Institute of Technology), mindfulness "é a simplicidade em si mesmo. Trata-se de parar e estar presente. Isso é tudo”. Esse estado mental pode ser treinado por meio de técnicas ou exercícios meditativos e psicoeducativas, os quais são parte fundamental das intervenções baseadas em “mindfulness”.

Por que as práticas do mindfulness permitem viver no presente?

Estar no presente exige uma atenção intencional, uma atitude aberta e não julgadora a cada instante. Esse estado mental necessita ser treinado. As práticas e exercícios de mindfulness, baseadas no treinamento da atenção plena, por meio de algumas “âncoras”. A própria respiração ou as sensações e movimentos corporais, possibilitam esse desenvolvimento.

Quais benefícios traz as práticas de mindfulness?

• A prática do mindfulness traz diversos benefícios, por exemplo:

• Ficar atento ao momento presente

• Trazer o bem-estar e conectar com verdadeira natureza da pessoa

• Redução no nível de ansiedade, depressão e estresse

• Aumenta a consciência corporal, o autoconhecimento, a regulação da emoção e da atenção

• Promove a autoconsciência e a empatia

• Ajuda a lidar com as distrações, concentra-se na tarefa e promove a flexibilidade cognitiva

• Ajuda a lidar com conflitos, cultivar a intimidade emocional e construir relacionamentos felizes

• Ajuda a reduzir o pensamento ruminativo

As práticas de mindfulness são aplicáveis nas organizações?

Sim. Segundo o artigo “Why Do Companies Need Mindfulness?”, o ambiente atual, exige que as organizações mudem constantemente: estruturas de equipe, funções, o layout, funcionários estressados, com baixa imunidade física, sentimento de inadequação, conflitos no local de trabalho, enfim, um ambiente corporativo estressante, muito diferente de 20 anos atrás, onde um dia típico de trabalho duraria não mais que 8 horas, o ritmo era mais lento e praticamente imutável, na sua maioria de natureza manual. Nos últimos anos, diferentes abordagens surgiram para enfrentar os obstáculos dos recursos humanos e mindfulness surgiu em meio a uma série de programas de treinamento de correção rápida e intervenções em corporações.Programas vêm sendo implementados em várias organizações para a prática de mindfulness se incorporar no dia a dia das organizações, como por exemplo: Google (2007), General Mills (2006), Intel (2014) e Dow Chemicals (2014).

Como mindfulness se aplica à liderança?

• Reduzindo o nível de estresse e ansiedade

• Contribuindo para maior atenção ao momento presente, o que altera a qualidade das decisões

• Aumentando a capacidade de ouvir e da empatia nos relacionamentos

• Líderes percebidos como mais carismáticos e confiáveis

• Maior controle das emoções

Como as práticas de mindfulness vem sendo usadas na saúde?

Os protocolos de intervenção que utilizam técnicas de mindfulness como prática complementar para tratamento de saúde estão bastante consolidados fora do Brasil, especialmente no Reino Unido e nos Estados Unidos. No Brasil, os programas estão iniciando, inclusive em centros acadêmicos. Instituições como a Universidade Federal de São Paulo e a Universidade Federal de do Rio Grande do Sul, estão abrindo espaço para o estudo rigoroso da técnica. O Dr. Marcelo Demarzo, médico de família, do Centro Brasileiro de Mindfulness da UNIFESP, tem levado à prática ao sistema público de saúde (SUS) de São Paulo, o renomado hospital Albert Einstein, São Paulo, já tem as práticas de Mindfulness incorporadas.

Autora: Vilma Pimenta Cirilo Munhê. Sócia-proprietária da Presença Educação e Arte.