Artigo: Cuidado, seu CPF ou CNPJ pode estar sendo mal utilizado

Os tempos difíceis em que vivemos fazem com que muitos empresários tomem medidas desesperadas para condução de seus negócios. Estas ações não são boas, em sua maioria, pois não são bem planejadas ... e elas se tornam muito piores, quando envolvem pessoas, físicas ou jurídicas, que desconhecem estes negócios.

Neste artigo tratarei da emissão de notas fiscais ou cupons, contra CNPJs ou CPFs, em operações que são totalmente fake (inexistentes). Isto ocorre, normalmente, em dois casos:

• A empresa realiza negócios em que há alguma dificuldade para emissão da NF ou cupom, no momento da realização dos negócios. Com isto, faz-se a emissão do documento posteriormente, contra CPF ou CNPJ aleatórios.

• A empresa enfrenta dificuldades de caixa e escolhe um CNPJ para realizar uma operação de desconto de títulos (antecipação do recebimento). Normalmente se utilizam empresa que possuem bom Score bancário. Aqui há a emissão nota fiscal e boleto, que são negociados com bancos ou factoring (financeiras).

É necessário reforçar que os dois casos são práticas ilícitas, por uma extensa lista de razões e que, além disto, há grande chance de que as práticas afetem os negócios dos (tristes) envolvidos. Você pode estar se perguntando:

Quais seriam os impactos na minha vida, destas práticas?

Os reflexos podem ser:

1. Você está sendo envolvido em negócios, sem ter autorizado.

2. Se for pessoa física, a Receita Federal pode questionar seus rendimentos, visto que há um volume de negócios incompatível com sua renda. Em épocas de imposto de renda esta é uma preocupação bastante justa.

3. Se for empresa, há riscos tributários de muitas ordens, incluindo a exclusão do regime do Simples Nacional e multas de alguns tipos. Em SC a falta do registro de uma nota fiscal pode implicar em multa de 20% sobre o total do documento.

4. Você pode ser protestado. Sim, isso mesmo! Se aquele boleto que foi negociado, com o banco ou financeira, não for pago: você será o responsável! Este tipo de restrição pode limitar outras operações de crédito que a empresa deseja realizar.

Seguramente, alguns dos leitores poderão pensar que há proteção jurídica, quanto aos pontos citados acima. Com certeza ela existe e costuma ser eficientes. A questão está no tempo!

Os remédios jurídicos quase sempre funcionam bem, porém, não costumam ter efeito imediato (de um dia para o outro). Neste caso – com tempo valendo dinheiro – seria muito recomendado que algumas medidas de precaução sejam tomadas. Aqui vão nossas dicas:

• Faça adesão ao DDA. Assim, todos os boletos que forem emitidos contra seu CNPJ ou CPF serão listados em seu banco, onde há um acesso específico para isto. Se houver boletos que você não conhece, entre em contato com a empresa que o emitiu.

• Faça o manifesto eletrônico de documentos. Com isto, as empresas podem comunicar ao fisco se conhecem (ou não) as notas que são emitidas contra seu CNPJ. Isto funciona para quem possui Inscrição Estadual. Notas estranhas, são justificativas para falar com o fornecedor ou para indicar que a operação é desconhecida.

• Para quem está em SC e possui Inscrição Estadual, também é possível realizar o cadastro na Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ-SC) para acompanhar as notas eletrônicas emitidas contra seu CNPJ. Notas estranhas são motivo para fazer contato com o fornecedor e questionar a operação.

• Para as pessoas físicas, uma opção seria acompanhar, ao menos uma vez por trimestre, a sua situação no PROCON e SERASA. Se você realiza operações de crédito, com frequência esta consulta já é feita pelo agente financeiro. Caso você não faça, este tipo de consulta pode acusar eventuais operações desconhecidas.

Quanto aos dois últimos itens, devo mencionar que há softwares especializados em monitorar as notas geradas contra as empresas.

Para as pessoas físicas, por outro lado, não são conhecidos muitos sistemas focados no controle de notas ou cupons fiscais. O Estado de SP, por exemplo, permite que seja feito um cadastro para acompanhar as notas eletrônicas, porém, são poucos os Estados com esta opção. Isto torna difícil este acompanhamento.

Cabe reforçar, ainda, que as pessoas jurídicas devem buscar um bom sistema de controles financeiros e fiscais, que a protejam das práticas citadas neste texto. Neste caso, vale avaliar esta condição em sua empresa. A precaução aqui, tem a mesma função da canja de nossas mães.

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Autor: Anderson de Souza, consultor empresarial, graduado em Ciências Contábeis, com especializações em Consultoria, controladoria, Auditoria e Finanças. Nos dias 22, 23 e 24 de outubro, ele ministrará o curso "Controle Financeiro - como sua empresa está?". Para mais informações, clique aqui.

3 remédios para suas dores financeiras

Antes da receita de um medicamento, sempre tem um diagnóstico! Então, dedique tempo a pensar!

Pensar? Sim, pensar! O primeiro passo para poder achar uma solução é dedicar tempo a pensar, ou seja, encontrar na sua própria mente o que vai te ajudar a organizar melhor as tuas finanças.

-“Será que são as vendas?”

-“Será que estou gastando muito? Aliás, vem cá, nem sei bem para onde vai o dinheiro.”

-“Na verdade não tive tempo de pensar no meu produto (ou serviço), será que ele precisa de um ajuste?”

-“Talvez estou preso nas minhas próprias ideias, será que preciso de alguém que me oriente ou de um sócio?”

Dentro da sua mente, o subconsciente armazena mais informação da que você imagina, todos os dias e a todo momento, coisas e situações que você vê, lê, escuta e assiste. Quando você senta para pensar, a mente faz uma viagem pelo seu subconsciente e, mesmo que você não lembre ou ache que não sabe, a solução aos seus problemas financeiros está aí, em algum lugar da sua mente, e você precisa dedicar tempo para que ela possa tenha um “free pass”, sem nada que incomode.

Aqui tem um ponto de atenção. A solução que existe na sua mente não significa necessariamente que você vai achar os conhecimentos técnicos. Até porque, talvez, você nunca estudou a fundo o assunto, e sim o que fará para solucioná-lo. Pode ser que a solução seja falar com um amigo, fazer um curso ou até contratar um profissional da área financeira de quem leu em algum lugar na internet.

Você sabe mais coisas das que você pensa que sabe! Isso mesmo, quando você dedica tempo a pensar e meditar em você e seu negócio, a sua mente começa a achar as respostas no fundo dela mesma, em coisas que você já passou, vivenciou, escutou de alguém, leu em algum lugar, e até nas suas sensações, pressentimentos ou palpites.

Para isso, é importante que o momento de pensar e meditar seja feito num ambiente descontraído, sem distrações (celular, tv, outras pessoas, etc).

"Consulta mental" feita, é hora de tomar as pílulas que vão aliviar os sintomas e tratar o seu desconforto financeiro!

Pílula 1: Planeje como atingir seus objetivos!

O planejamento é uma etapa muito importante, mas que a nossa tendência nos leva a pular, porque achamos que assim vamos chegar no resultado mais rápido. Talvez você seja daqueles que sempre antes de sair de casa procura no Google Maps para saber qual a melhor rota. Ou antes de ir no restaurante procura na internet o cardápio ou pede o mesmo antes de entrar. Fazemos isso por que queremos nos planejar e queremos atingir um objetivo, chegar mais rápido, pagar o que achamos justo, ter a certeza de que vamos gostar da comida, etc. E vamos além (no nosso subconsciente), queremos reduzir os riscos de chegar tarde, de gastar demais num jantar ou de passar uma noite mais ou menos e nos arrepender de ir nesse restaurante.

Nos negócios não é diferente!

Qual é a sua meta? Ganhar R$X? Guardar recursos para aumentar a oferta de produtos? Abrir uma nova loja? Vender pela internet? Contratar um funcionário? Sair do sufoco? Pagar as dívidas? Vender a empresa?

O objetivo você já tem, agora precisa colocar isso no "Google Maps" e escolher a melhor rota.

Para planejar você pode seguir o seguinte método:

1. Nomeie o objetivo. Exemplo: Chegar a R$ X,XX em faturamento mensal.

2. Estabeleça metas no curto, médio ou longo prazo. Exemplo: nos primeiros 2 meses, aumento de 25%, em 4 meses, 70%, em 6 meses, 100%.

3. Defina um plano de ação simples. Essa será a sua rota, quais passos você vai dar para atingir as metas.

4. Tenha parâmetros financeiros. Estabeleça critérios claros e adequados a sua realidade. Defina a cada quanto tempo revisará o seu plano de ação: mensal, trimestral ou semestral, qual o limite que o seu faturamento pode cair até se tornar crítico, qual a sazonalidade do seu negócio, qual é o lucro que você quer atingir, entre outros.

Para cada objetivo que você queira atingir (aumentar as vendas, pagar as dívidas, alugar um local maior, etc) você deve aplicar essa metodologia separadamente. Logo, pode juntar todos eles, ou os afins, e criar o seu próprio projeto, “Investimentos”, “Nova sala”, “Mais funcionários”, etc.

Pílula 2: Apoie-se numa planilha, software etc

Na era digital que vivemos é indispensável usar um sistema para podermos planejar e, principalmente, controlar. Se você é dos que usa o papel para controlar as vendas, os agendamentos, os orçamentos ou prefere imprimir tudo que enviam para você por e-mail, saiba que você precisa mudar. A razão principal é por que a era digital é um caminho sem volta, ou você se adapta ou você vai ficar atrás e até pode perder o seu negócio.

Para isso você não precisa necessariamente comprar um software sofisticado. Hoje em dia existem vários softwares de controle financeiro bem em conta e que são muito úteis. Mas se o seu ainda é a planilha Excel, não tem problema, pode ser bem mais simples e útil para sua realidade. O único que precisa é investir um pouco de tempo ou pedir a algum profissional que te ajude a criar.

Por exemplo para criar um Fluxo de Caixa no Excel, você pode seguir um formato parecido com esse:

Você pode detalhar os itens conforme as particularidades do seu negócio, tal como no exemplo detalhamos as Deduções de Receitas e os Investimentos.

Na coluna Realizado você vai ir preenchendo conforme as despesas forem realmente acontecendo mês a mês, assim você poderá comparar quão preciso foi o seu planejamento e ir aguçando a sua habilidade de planejar as suas finanças.

Relacionado com isso, a última etapa é o controle.

Pílula 3: Seja organizado, leve um controle rigoroso

Uma vez criada uma planilha (ou adquirido um software que atenda às suas necessidades) onde você poderá ter a tão ansiada visibilidade financeira, o controle da mesma deve ser enquadrado numa rotina de controle bem organizada. A seguir apresentamos um modelo simples que pode ser aplicado independente de quão apertada seja a sua rotina:

Defina o(s) dia(s) e o tempo que dedicará a alimentar a planilha (ou software) mensalmente. Exemplo, todo dia 05, das 8h às 12h. (Se você optou por um software com integração automática, você dedicará um tempo menor só que diariamente).

Defina critérios de variação do previsto e realizado. É normal acontecer variações, porém, é importante conhecer os critérios para que a análise seja mais precisa e possa ser feita em menos tempo. Provavelmente já de bater o olho, você sabe que tal ou qual despesa aumentou ou diminuiu, mas tenha por costume escrever esse percentual, talvez num quadro auxiliar a planilha.

Na análise mensal, foque apenas nas despesas que estão perto do critério definido ou quase no limite que você definiu, assim você não perderá tempo.

Trimestralmente defina um dia que você (e a sua equipe) vai analisar mais a fundo o desempenho, as variações, as despesas em geral, quão precisa foi a sua previsão, etc.

Os primeiros 2 pontos devem ser aplicados ANTES de começar o período planejado. Se você planejou iniciar tudo a partir de Janeiro, então tenha decidido os pontos 1 e 2 em Novembro, ou no máximo início de Dezembro.

Você pode utilizar um aplicativo de agenda como o do celular ou computador (o Google Agenda é um dos mais fáceis de usar) ou criar uma tabela anexa a sua planilha para ter tudo num único lugar.

Nos pontos 3 e 4, defina previamente quando será feita essa análise e o tempo que dedicará, e cumpra.

Levando à sério essa receita, pode ter certeza: Você vai evitar muita dor de cabeça!

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Autor: Matías Moreno de La Maza. Palestrante, sócio e diretor geral da Conselho® Consultoria de Negócios.

Gostou das dicas? Nos dias 9, 10 e 11 de setembro, das 19h às 22h, Matías estará aqui na Ajorpeme com o Workshop: Especial MPE | Planejamento Financeiro e Orçamentário 2020. Garanta o crescimento da sua empresa e se diferencie da concorrência! Inscreva-se aqui.