Antes da receita de um medicamento, sempre tem um diagnóstico! Então, dedique tempo a pensar!
Pensar? Sim, pensar! O primeiro passo para poder achar uma solução é dedicar tempo a pensar, ou seja, encontrar na sua própria mente o que vai te ajudar a organizar melhor as tuas finanças.
-“Será que são as vendas?”
-“Será que estou gastando muito? Aliás, vem cá, nem sei bem para onde vai o dinheiro.”
-“Na verdade não tive tempo de pensar no meu produto (ou serviço), será que ele precisa de um ajuste?”
-“Talvez estou preso nas minhas próprias ideias, será que preciso de alguém que me oriente ou de um sócio?”
Dentro da sua mente, o subconsciente armazena mais informação da que você imagina, todos os dias e a todo momento, coisas e situações que você vê, lê, escuta e assiste. Quando você senta para pensar, a mente faz uma viagem pelo seu subconsciente e, mesmo que você não lembre ou ache que não sabe, a solução aos seus problemas financeiros está aí, em algum lugar da sua mente, e você precisa dedicar tempo para que ela possa tenha um “free pass”, sem nada que incomode.
Aqui tem um ponto de atenção. A solução que existe na sua mente não significa necessariamente que você vai achar os conhecimentos técnicos. Até porque, talvez, você nunca estudou a fundo o assunto, e sim o que fará para solucioná-lo. Pode ser que a solução seja falar com um amigo, fazer um curso ou até contratar um profissional da área financeira de quem leu em algum lugar na internet.
Você sabe mais coisas das que você pensa que sabe! Isso mesmo, quando você dedica tempo a pensar e meditar em você e seu negócio, a sua mente começa a achar as respostas no fundo dela mesma, em coisas que você já passou, vivenciou, escutou de alguém, leu em algum lugar, e até nas suas sensações, pressentimentos ou palpites.
Para isso, é importante que o momento de pensar e meditar seja feito num ambiente descontraído, sem distrações (celular, tv, outras pessoas, etc).
"Consulta mental" feita, é hora de tomar as pílulas que vão aliviar os sintomas e tratar o seu desconforto financeiro!
Pílula 1: Planeje como atingir seus objetivos!
O planejamento é uma etapa muito importante, mas que a nossa tendência nos leva a pular, porque achamos que assim vamos chegar no resultado mais rápido. Talvez você seja daqueles que sempre antes de sair de casa procura no Google Maps para saber qual a melhor rota. Ou antes de ir no restaurante procura na internet o cardápio ou pede o mesmo antes de entrar. Fazemos isso por que queremos nos planejar e queremos atingir um objetivo, chegar mais rápido, pagar o que achamos justo, ter a certeza de que vamos gostar da comida, etc. E vamos além (no nosso subconsciente), queremos reduzir os riscos de chegar tarde, de gastar demais num jantar ou de passar uma noite mais ou menos e nos arrepender de ir nesse restaurante.
Nos negócios não é diferente!
Qual é a sua meta? Ganhar R$X? Guardar recursos para aumentar a oferta de produtos? Abrir uma nova loja? Vender pela internet? Contratar um funcionário? Sair do sufoco? Pagar as dívidas? Vender a empresa?
O objetivo você já tem, agora precisa colocar isso no "Google Maps" e escolher a melhor rota.
Para planejar você pode seguir o seguinte método:
Nomeie o objetivo. Exemplo: Chegar a R$ X,XX em faturamento mensal.
Estabeleça metas no curto, médio ou longo prazo. Exemplo: nos primeiros 2 meses, aumento de 25%, em 4 meses, 70%, em 6 meses, 100%.
Defina um plano de ação simples. Essa será a sua rota, quais passos você vai dar para atingir as metas.
Tenha parâmetros financeiros. Estabeleça critérios claros e adequados a sua realidade. Defina a cada quanto tempo revisará o seu plano de ação: mensal, trimestral ou semestral, qual o limite que o seu faturamento pode cair até se tornar crítico, qual a sazonalidade do seu negócio, qual é o lucro que você quer atingir, entre outros.
Para cada objetivo que você queira atingir (aumentar as vendas, pagar as dívidas, alugar um local maior, etc) você deve aplicar essa metodologia separadamente. Logo, pode juntar todos eles, ou os afins, e criar o seu próprio projeto, “Investimentos”, “Nova sala”, “Mais funcionários”, etc.
Pílula 2: Apoie-se numa planilha, software etc
Na era digital que vivemos é indispensável usar um sistema para podermos planejar e, principalmente, controlar. Se você é dos que usa o papel para controlar as vendas, os agendamentos, os orçamentos ou prefere imprimir tudo que enviam para você por e-mail, saiba que você precisa mudar. A razão principal é por que a era digital é um caminho sem volta, ou você se adapta ou você vai ficar atrás e até pode perder o seu negócio.
Para isso você não precisa necessariamente comprar um software sofisticado. Hoje em dia existem vários softwares de controle financeiro bem em conta e que são muito úteis. Mas se o seu ainda é a planilha Excel, não tem problema, pode ser bem mais simples e útil para sua realidade. O único que precisa é investir um pouco de tempo ou pedir a algum profissional que te ajude a criar.
Por exemplo para criar um Fluxo de Caixa no Excel, você pode seguir um formato parecido com esse:
Você pode detalhar os itens conforme as particularidades do seu negócio, tal como no exemplo detalhamos as Deduções de Receitas e os Investimentos.
Na coluna Realizado você vai ir preenchendo conforme as despesas forem realmente acontecendo mês a mês, assim você poderá comparar quão preciso foi o seu planejamento e ir aguçando a sua habilidade de planejar as suas finanças.
Relacionado com isso, a última etapa é o controle.
Pílula 3: Seja organizado, leve um controle rigoroso
Uma vez criada uma planilha (ou adquirido um software que atenda às suas necessidades) onde você poderá ter a tão ansiada visibilidade financeira, o controle da mesma deve ser enquadrado numa rotina de controle bem organizada. A seguir apresentamos um modelo simples que pode ser aplicado independente de quão apertada seja a sua rotina:
Defina o(s) dia(s) e o tempo que dedicará a alimentar a planilha (ou software) mensalmente. Exemplo, todo dia 05, das 8h às 12h. (Se você optou por um software com integração automática, você dedicará um tempo menor só que diariamente).
Defina critérios de variação do previsto e realizado. É normal acontecer variações, porém, é importante conhecer os critérios para que a análise seja mais precisa e possa ser feita em menos tempo. Provavelmente já de bater o olho, você sabe que tal ou qual despesa aumentou ou diminuiu, mas tenha por costume escrever esse percentual, talvez num quadro auxiliar a planilha.
Na análise mensal, foque apenas nas despesas que estão perto do critério definido ou quase no limite que você definiu, assim você não perderá tempo.
Trimestralmente defina um dia que você (e a sua equipe) vai analisar mais a fundo o desempenho, as variações, as despesas em geral, quão precisa foi a sua previsão, etc.
Os primeiros 2 pontos devem ser aplicados ANTES de começar o período planejado. Se você planejou iniciar tudo a partir de Janeiro, então tenha decidido os pontos 1 e 2 em Novembro, ou no máximo início de Dezembro.
Você pode utilizar um aplicativo de agenda como o do celular ou computador (o Google Agenda é um dos mais fáceis de usar) ou criar uma tabela anexa a sua planilha para ter tudo num único lugar.
Nos pontos 3 e 4, defina previamente quando será feita essa análise e o tempo que dedicará, e cumpra.
Levando à sério essa receita, pode ter certeza: Você vai evitar muita dor de cabeça!
Autor: Matías Moreno de La Maza. Palestrante, sócio e diretor geral da Conselho® Consultoria de Negócios.
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